JM-RAKENNUSHUOLTO OY

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Tämä on JM-Rakennushuolto Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

 

Rekisterinpitäjä

 

JM-Rakennushuolto Oy

Peilitie 6

02780 ESPOO

Y-tunnus: 2527257-1

 

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

 

Jouni Monto

jouni.monto@jm-rakennushuolto.fi

045 262 7181

 

Rekisterin nimi

 

JM-Rakennushuollon asiakas- ja markkinointirekisteri

 

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan ja noudatamme EU:n GDPR-lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta ja käsittelystä – tämä lyhennettynä on oheiset kuusi kohtaa:

• Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.

• Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.

• Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen.

• Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.

• Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää.

• Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat asiakasviestintä, markkinoinnin suunnittelu, kohdentaminen ja analysointi, internet-markkinointi, asiakaspalvelun kehittäminen, laskutus ja maksunvalvonta sekä palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset. Sähkötarkastuspöytäkirjojen osalta tietojen keruu perustuu lainsäädäntöön. JM-Rakennushuolto Oy käyttää henkilötietoja myynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme tiedot itse. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpitko, markkinointi ja tehtyjen töiden laskutus.  

 

Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tiedot tilatuista palveluista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Tietoja säilytetään kymmenen vuotta tai lain määräämän ajan.  

 

Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. jm-rakennushuolto.fi-lomakkeilla, Google Analyticsin keräämästä tiedosta, lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja henkilötietoja sisältävien tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen. Kolmannet osapuolet toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja JM-Rakennushuolto Oy Oy pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

 

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:

 

• Käytämme laskutusjärjestelmää, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: Asiakkaan henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten laskutus ja reskontra.

• Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen verkkosivustoamme, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten yhteydenottopyynnöt sivustolta.

• Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Käytämme tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, joiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

 

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

Evästeet

 

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme evästeitä, joiden tarkoitus on parantaa käyttäjäkokemusta ja seurata vem.fi verkkosivujen liikennettä. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

 

Verkkosivujen analyysit ja mainosevästeet

 

Saadaksemme lisätietoa verkkosivustomme liikenteestä käytämme kolmannen osapuolen tarjoamaa analysointityökalua ja mainontaa.

 

JM-rakennushuolto Oy:n verkkosivut käyttävät Google Inc:n (”Googlen”) tarjoamaa Google Analytics –verkkoanalyysipalvelua. Google Analytics käyttää evästeitä analysoidakseen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Evästeen luoma informaatio siitä, miten käytät verkkosivustoa (mukaan lukien IP-osoitteesi) lähetetään ja varastoidaan Googlen toimesta Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Sivumme käyttää IP-anonymisointia. Näin ollen Google lyhentää/anonymisoi Euroopan unionin jäsenvaltioiden ja Euroopan talousalueen jäsenten kansalaisten IP-osoitteen viimeisen oktetin. Ainoastaan poikkeuksellisissa tapauksissa koko IP-osoite lähetetään ja lyhennetään Yhdysvalloissa Googlen palvelimien toimesta. Google käyttää näitä tietoja verkkosivuntarjoajan puolesta sivun käytön arvioimiseen, verkkosivujen liikennettä koskevien raporttien laatimiseen verkkosivujentoimittajille ja muiden verkkosivujen liikenteeseen ja verkkosivujen käyttöön liittyvien palvelujen tarjoamiseksi verkkosivujentarjoajalle.

 

Voit estää Googlen tietojen keräämisen ja tietojen käytön (evästeet ja IP-osoitteet) lataamalla ja asentamalla selaimen liitännäisohjelman, joka on saatavilla täältä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl =en tai käyttämällä muuta mainosten- ja seurannanestotyökaluja.

 

Käytämme myös Google Analyticsia analysoidaksemme AdWord ja DoubleClick Cookies –palveluiden tietoja. Voit estää tämän tietojen käsittelyn Googlen yksityisyysasetuksien kautta täältä: https://myaccount.google.com/